Yhdistyksen sivustolla on eri tehtävä kuin yrityksen. Se ei myy vaan tiedottaa, kokoaa ja madaltaa kynnystä liittyä. Ja jäsenrekisteri tuo mukanaan yhden velvoitteen jota moni yhdistys ei ole huomioinut.
Kolme tehtävää
- Kerro mitä yhdistys tekee niin että ulkopuolinen ymmärtää. Yhdistysten sivustoilla yleinen ongelma on että teksti on kirjoitettu jäsenille, jotka tietävät asiat jo.
- Tiedota tapahtumista. Tämä on se osa jota käytetään eniten.
- Tee liittymisestä helppoa. Jäsenmaksu, mitä siihen sisältyy ja miten liitytään, yhdellä sivulla.
Mitä sivustolla pitää olla
- Yhdistyksen virallinen nimi ja Y-tunnus
- Yhteystiedot ja vastuuhenkilöt
- Säännöt tai linkki niihin
- Tapahtumakalenteri
- Jäsenyyden hinta ja liittymisohje
- Toimintakertomus ja pöytäkirjat jos niitä julkaistaan
Jäsenrekisteri on henkilörekisteri
Tämä on se velvoite. Jos kerätään jäsenten nimiä, osoitteita, sähköposteja tai syntymäaikoja, kyseessä on henkilörekisteri ja yhdistys on rekisterinpitäjä. Tarvitaan tietosuojaseloste joka kertoo mitä kerätään, mihin ja kuinka kauan säilytetään.
Erityisesti kannattaa miettiä: tarvitaanko syntymäaikaa oikeasti, ja kuka pääsee jäsenlistaan käsiksi. Jos lista on Excel-tiedostona jonka kaikki hallituksen jäsenet pitävät omassa koneessaan, se on ongelma.
Älä julkaise jäsenten tietoja
Jäsenlistaa, osallistujalistoja tai valokuvia tapahtumista ei pidä julkaista ilman lupaa. Lasten kuvien kanssa tarvitaan huoltajan lupa. Tämä on yleinen virhe urheiluseurojen ja harrastusyhdistysten sivustoilla.
Kuka ylläpitää
Yhdistyksissä toimijat vaihtuvat, ja sivusto jää usein yhden ihmisen varaan. Kaksi käytännön neuvoa:
- Verkkotunnus ja palvelu yhdistyksen nimiin, ei puheenjohtajan henkilökohtaiselle tilille. Muuten sivusto katoaa kun hän lopettaa.
- Tunnukset talteen paikkaan josta hallitus löytää ne. Hyvin moni yhdistyksen sivusto on jäänyt päivittämättä koska kukaan ei tiedä salasanaa.
Yksinkertainen on parempi
Yhdistyksen sivustoa päivittää yleensä talkoilla. Valitse rakenne jota kuka tahansa osaa päivittää ilman koulutusta, äläkä rakenna mitään joka vaatii teknistä osaamista ylläpitoon.