Jos sivustollasi on yhteydenottolomake, uutiskirje tai analytiikka, käsittelet henkilötietoja ja sinun pitää kertoa siitä. Käydään läpi mitä selosteessa pitää olla.
Tämä on yleiskuvaus, ei oikeudellista neuvontaa. Oma tilanteesi kannattaa tarkistaa, ja jos käsittelet arkaluonteisia tietoja, kysy juristilta.
Milloin tätä tarvitaan
Käytännössä aina kun sivusto kerää mitään yksilöivää tietoa. Yllättävän moni asia lasketaan mukaan:
- yhteydenottolomake, joka tallentaa nimen ja sähköpostin
- uutiskirjeen tilaus
- analytiikka, joka tallentaa IP-osoitteita
- verkkokaupan asiakastiedot ja tilaushistoria
- ajanvarausjärjestelmä
Mitä selosteessa pitää kertoa
- Kuka on rekisterinpitäjä. Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot.
- Mitä tietoja kerätään. Konkreettisesti, ei "tarpeellisia tietoja".
- Mihin niitä käytetään. Esimerkiksi yhteydenottoihin vastaaminen tai tilausten toimittaminen.
- Mikä on käsittelyn peruste. Yleisimmät ovat suostumus, sopimuksen täyttäminen ja oikeutettu etu.
- Kuinka kauan tietoja säilytetään. Anna aikaraja tai peruste jolla se määräytyy.
- Kenelle tietoja luovutetaan. Tämä on se kohta joka unohtuu: webhotelli, uutiskirjepalvelu, analytiikka ja maksunvälittäjä ovat kaikki käsittelijöitä.
- Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle. Moni yleinen työkalu tekee niin.
- Mitkä ovat henkilön oikeudet. Tarkastusoikeus, oikaisu, poisto ja oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Yleisimmät virheet
- Kopioitu malli jota ei ole muokattu. Jos selosteessa luetellaan työkaluja joita et käytä, se on väärää tietoa.
- Alihankkijat puuttuvat. Analytiikka ja webhotelli pitää mainita.
- Seloste on olemassa mutta sitä ei löydä. Linkki kuuluu sivuston alatunnisteeseen jokaiselle sivulle.
- Seloste on vanhentunut. Kun otat uuden työkalun käyttöön, päivitä seloste.
Käytännön neuvo
Kirjoita seloste niin että asiakkaasi ymmärtää sen. Hyvä seloste on lyhyt ja selkeä, ei juridista tekstiä jota kukaan ei lue. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee hyviä ohjeita suomeksi, ja ne ovat parempi lähtökohta kuin sattumanvarainen malli verkosta.